1. Vị trí và chức năng
Văn phòng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý, thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, cơ sở vật chất và hậu cần của Trường.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Công tác hành chính, tổng hợp:
1.1. Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của Trường; tổ chức phối hợp công tác giữa các đơn vị thuộc, trực thuộc Trường; chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản và ra thông báo kết luận các cuộc họp, họp giao ban công tác của Trường; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các kết luận cuộc họp;
1.2. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thuộc, trực thuộc Trường thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Trường và quy định của pháp luật;
1.3. Xây dựng kế hoạch, chương trình, lịch công tác hằng tuần, hằng tháng, hằng năm của Trường trình Hiệu trưởng ký ban hành; giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, chương trình công tác, các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý, năm của Trường và hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị phối hợp thực hiện;
1.4. Xây dựng báo cáo định kỳ, đột xuất, báo cáo chuyên đề về các nhiệm vụ của Trường theo quy định; chủ trì hoặc tham gia xây dựng, góp ý các đề án, văn bản theo chức năng nhiệm vụ hoặc theo phân công của Hiệu trưởng;
1.5. Thực hiện nhiệm vụ thư ký giúp việc Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng (sau đây gọi chung là Ban Giám hiệu);
1.6. Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản và thông báo kết luận cuộc họp, buổi làm việc của Ban Giám hiệu với các cơ quan, địa phương (theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu);
1.7. Phối hợp thực hiện công tác truyền thông, quảng bá hình ảnh của Trường; là đầu mối cung cấp thông tin của Trường cho các cơ quan thông tấn báo chí theo chỉ đạo của Hiệu trưởng;
1.8. Chủ trì xây dựng chương trình tin học hóa, hiện đại hóa công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ của Trường; đầu mối hướng dẫn các đơn vị thực hiện xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001;
1.9. Thực hiện cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức, người lao động của Trường theo quy định; chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm của người học do Trường cấp và các loại văn bản do Trường ban hành; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Trường;
1.10. Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường; thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung các cuộc họp của Trường;
1.11. Đầu mối thực hiện việc hiếu, hỉ đối với công chức, viên chức, người lao động trong Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường;
1.12. Tổ chức và thực hiện công tác y tế trường học, mua bảo hiểm y tế, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm, chăm sóc sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao động và người học trong Trường theo quy định;
1.13. Xây dựng dự toán tài chính thực hiện nhiệm vụ hoạt động hằng năm theo kế hoạch của đơn vị và các hoạt động đơn vị được giao chủ trì thực hiện.
2. Công tác thi đua, khen thưởng và pháp chế:
2.1. Tham mưu giúp Hiệu trưởng và Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường chỉ đạo, quản lý và tổ chức, hướng dẫn thực hiện công tác thi đua, khen thưởng;
2.2. Tiếp nhận, kiểm tra thủ tục, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu; chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Trường ban hành;
2.3. Thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật tới công chức, viên chức, người lao động trong Trường; kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản; tham gia thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội quy trong Trường bảo đảm thực hiện theo quy định của pháp luật.
3. Công tác quản trị công sở, phục vụ hậu cần:
3.1. Quản lý trụ sở, tài sản, cơ sở hạ tầng của Trường theo quy định của pháp luật;
3.2. Trình Hiệu trưởng ban hành các quy định: nội quy, quy chế cơ quan, quản lý tài sản; điện, nước; phòng cháy, chữa cháy; phòng chống bão lụt; sửa chữa tài sản cố định, mua sắm tài sản, vật tư, văn phòng phẩm;
3.3. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện mua mới, tiếp nhận, cải tạo, duy tu, bảo trì, bảo dưỡng, thay thế, sửa chữa tài sản, phương tiện, trang thiết bị phục vụ hoạt động của Trường theo quy định;
3.4. Thực hiện vận hành các loại máy, thiết bị các tòa nhà, trạm điện, thang máy, trạm bơm, máy phát điện đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật và quy định của Trường;
3.5. Phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính tổ chức thực hiện việc kiểm kê tài sản theo định kỳ hằng năm; tổ chức việc thanh lý, nhượng bán, điều chuyển tài sản, dụng cụ, phương tiện, trang thiết bị của Trường theo quy định của pháp luật và theo phân công của Hiệu trưởng;
3.6. Quản lý, điều phối sử dụng xe ô tô đảm bảo phương tiện đi công tác cho công chức, viên chức, người lao động theo quy định của Trường và quy định của pháp luật;
3.7. Tổ chức in ấn: phôi bằng, phôi chứng chỉ, giấy thi, giấy nháp thi, bìa hồ sơ, phong bì, lịch, sổ tay, tờ rơi, giới thiệu của Trường; tiếp nhận, quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
3.8. Quản lý, điều phối sử dụng phòng làm việc, hội trường, phòng học, phòng họp, phòng truyền thống của Trường;
3.9. Quản lý, sửa chữa và bảo trì hệ thống mạng internet, điện thoại, máy fax và các thiết bị trong phòng làm việc, phòng học, phòng họp, hội trường, nhà khách, phòng truyền thống; hệ thống trang thiết bị âm thanh, ánh sáng; hệ thống điện lưới, hệ thống chống sét;
3.10. Quản lý, thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong Trường;
3.11. Tổ chức và thực hiện phục vụ bếp ăn, căng tin cho công chức, viên chức, người lao động, người học của Trường.
4. Công tác đầu tư xây dựng và cải tạo, sửa chữa:
4.1. Quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của Trường theo quy định của pháp luật;
4.2. Lập kế hoạch, tổ chức xây dựng, cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các tòa nhà, phòng làm việc, lớp học, nhà khách, ký túc xá của Trường theo quy định pháp luật;
5. Công tác an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, dân quân tự vệ, an ninh quốc phòng:
5.1. Thường trực, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, thiên tai, bảo đảm trật tự, an toàn trong khu vực Trường;
5.2. Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định về phòng cháy, chữa cháy, huấn luyện lực lượng phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt của Trường;
5.3. Làm đầu mối công tác dân quân tự vệ, an ninh quốc phòng của Trường.
6. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng.
7. Quản lý và tổ chức đánh giá viên chức, người lao động thuộc Văn phòng; tham gia đánh giá công chức, viên chức quản lý, viên chức và người lao động trong Trường theo quy định.
8. Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê định kỳ và theo yêu cầu của Hiệu trưởng về hoạt động của Văn phòng.
9. Quản lý và sử dụng tài sản, thiết bị, cơ sở vật chất được giao theo quy định của Trường và của pháp luật.
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
3. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc
1. Cơ cấu tổ chức
a) Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng.
b) Các Tổ, Bộ phận chuyên môn theo quy định.
2. Chế độ làm việc
2.1. Chánh Văn phòng
a) Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng được quy định tại Điều 2 của Quy định này và chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, điều hành các hoạt động của Văn phòng trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao của Văn phòng;
b) Căn cứ vào các quy định của pháp luật và tình hình thực tế phát triển của Văn phòng, Chánh Văn phòng đề xuất Hiệu trưởng quyết định thành lập, tổ chức lại hoặc giải thể các tổ, bộ phận thuộc Văn phòng;
c) Khi vắng mặt và nếu thấy cần thiết, Chánh Văn phòng ủy quyền bằng văn bản cho một Phó Chánh Văn phòng điều hành công tác, giải quyết công việc của Văn phòng.
2.2. Phó Chánh Văn phòng
a) Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ do Chánh Văn phòng phân công; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được phân công;
b) Khi được Chánh Văn phòng ủy quyền bằng văn bản để điều hành công tác, giải quyết công việc của Chánh Văn phòng trong thời gian Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ trong thời gian được ủy quyền; không được ủy quyền lại cho người khác những nội dung được Chánh Văn phòng ủy quyền.
2.3. Tổ trưởng, Trưởng bộ phận thuộc Văn phòng
Tổ trưởng, Trưởng bộ phận thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao của tổ, bộ phận.
2.4. Viên chức và người lao động
Viên chức và người lao động thuộc Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn do Chánh Văn phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được giao.
2.5. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, viên chức và người lao động thuộc Văn phòng thực hiện chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật hiện hành, Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Học thật, thi thật để ra trường làm thật!
